Leistungsphase 0
Denken in Optionen

Die Leistungsphase 0 – auch Phase 0 genannt – bezeichnet die Phase der Projektvorbereitung vor dem eigentlichen Planungsbeginn, in der alle strategischen Weichen für ein Bauvorhaben noch offen sind. In dieser Phase werden die Rahmenbedingungen eines Projekts geklärt und die einzuhaltenden Vorgaben des Bauherrn klar definiert.

Auf die Leistungsphase 0 bin ich seit vielen Jahren spezialisiert. Ich berate und unterstütze hauptsächlich öffentliche und gemeinnützige Bauherren bei dieser Aufgabe, bevor Architekten und Ingenieure beauftragt werden. Die Vorgaben des Bauherrn bilden die verbindliche Aufgabenstellung für die anschließende Planung. Meine Leistungen gehen über die klassische Bedarfsplanung hinaus und umfassen alle wesentlichen Bauherrenaufgaben dieser frühen Phase. Hierfür biete ich zwei Leistungspakete an: die Projektanalyse zum Projektstart zum Festpreis und die Phase-0-Begleitung nach Aufwand.

Leistungsphase 0
Warum sie entscheidend ist

In dieser Phase werden Projektziele, Bedarfe und Rahmenbedingungen so festgelegt, dass die spätere Planung darauf verlässlich aufbauen kann. Eine strukturierte Leistungsphase 0 gibt Bauherren mehr Planungssicherheit, senkt das Risiko späterer Planungsänderungen und erleichtert fundierte immobilienstrategische Entscheidungen.

Abgrenzung zur HOAI-Leistungsphase 1

Die Leistungsphase 0 definiert die relevanten Grundlagen, auf denen später die Leistungsphase 1 aufbaut.

Ab der Leistungsphase 1 der HOAI klären die Planer, wie ein Bauvorhaben umgesetzt wird. Sie stützen sich dabei auf die Vorgaben des Bauherrn: was gebaut werden soll, mit welchen Zielen und in welchem Kosten- und Terminrahmen. Genau diese Vorgaben werden in der Leistungsphase 0 erarbeitet. Während die Planung dem Wie gilt, klärt die Leistungsphase 0 das Was und das Warum. Sie ist nicht Teil der HOAI und liegt in der alleinigen Verantwortung des Bauherrn. Die Federführung sollte nicht auf die zukünftigen Planer übergehen, damit Aufgabenstellung und Planungsauftrag klar voneinander getrennt bleiben.

10 Projektbereiche der Leistungsphase 0

Aus den gesammelten Erfahrungen der von mir bisher betreuten Neubau- und Sanierungsprojekte ist ein Leistungsbild entstanden, das 10 verschiedene Projektbereiche umfasst.

Leistungsbilder für
Neubauten und Sanierungen

Für Neubauten und Sanierungen stehen jeweils eigenständige Leistungsbilder zur Verfügung – passgenau abgestimmt auf die jeweiligen Rahmenbedingungen und Projektziele.

• Neubauten
  Für Projekte mit freier planerischer Ausgangslage

• Sanierungen
  Systematische Analyse von Bestandsflächen und Entwicklung geeigneter Sanierungsstrategien

5 Arbeitsschritte

Die Leistungsphase 0 mit ihren 10 Projektbereichen wird in 5 aufeinander aufbauenden Einzelschritten bearbeitet:

Schritt 1:
Ausgangssituation analysieren
Erfassung der favorisierten Projektziele und Projektanforderungen des Bauherrn

Schritt 2:
Rahmenbedingungen klären
Umfassende Analyse aller relevanten Rahmenbedingungen, Chancen und Risiken

Schritt 3:
Bedarfe und Projektziele festlegen
Finale Festlegung der Bedarfe und Projektziele des Bauherrn

Schritt 4:
Projekt strukturieren
Festlegung der Projektorganisation und Erstellung von Projektfahrplänen

Schritt 5:
Entscheidungsgrundlagen schaffen
Erstellung von Entscheidungsvorlagen zur Vorbereitung von Gremienentscheidungen

Arbeitsmethodik

Bei der Bearbeitung der 5 Arbeitsschritte kommen folgende Elemente zum Einsatz:

Projektinterviews

Am Anfang stehen strukturierte Gespräche mit den maßgeblichen Projektbeteiligten – von der Bauherrenvertretung über die künftigen Nutzer bis zum technischen Betrieb. Anforderungen, Erwartungen und mögliche Konflikte werden erfasst und zu einem Gesamtbild der Ausgangssituation zusammengeführt.

Datenbankauswertung

Ein wichtiges Werkzeug der Analyse ist eine über Jahre aufgebaute Datenbank mit den Auswertungen von mehr als 350 betreuten Neubau- und Sanierungsprojekten. Dieser Erfahrungsschatz wird um Auswertungen aktueller Projekte laufend erweitert, damit sich bekannte Fehler nicht wiederholen.

Projektreports

Projektreports fassen die Ergebnisse der Projektanalysen strukturiert zusammen und bilden die Entscheidungsgrundlage für die weitere Projektentwicklung.

Projekt-Fahrplan

Zum Abschluss der Projektanalyse wird ein individueller Projekt-Fahrplan mit Meilensteinen und priorisierten Aufgaben erarbeitet.

Projektanalyse zum Projektstart

Die Projektanalyse zum Projektstart beantwortet eine Frage: Welche Grundlagen Ihres Projekts sind geklärt, und welche fehlen noch? Ich bewerte 10 unterschiedliche Projektbereiche anhand Ihrer vorhandenen Unterlagen und in Gesprächen mit den Beteiligten. Das Ergebnis fasse ich in einem Report zusammen, der den Stand jedes Bereichs, die offenen Punkte und die nächsten Arbeitsschritte darstellt.

• Status-Quo:
  Vorhandene Unterlagen, Grundstück, Bestand und bisheriger Projektstand

• Anforderungen:
  Projektziele, Raumbedarf, Raumprogramm und Nutzeranforderungen

• Organisation:
  Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungswege auf Bauherrenseite

• Kommunikation:
  Einbindung von Nutzern, Gremien, Behörden und Fördermittelgebern

• Dokumentation:
  Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, Protokolle, Ablage

• Wirtschaftlichkeit:
  Kostenrahmen, Finanzierung, Fördermittel und Folgekosten

• Terminplanung:
  Rahmenterminplan, Meilensteine, Gremien- und Förderfristen

• Recht:
  Planungs- und Vergaberecht, Genehmigungen, Förderrichtlinien, Verträge

• Betrieb:
  Betriebskonzept, Personal, Unterhalt und Nutzung nach Fertigstellung

• Risikomanagement:
  Erkannte Risiken, ihre Bewertung und vorgesehene Maßnahmen

Ergebnis für Sie

• Ergebnisreport mit Bewertung jedes Bereichs (geklärt / teilweise geklärt / offen)

• Liste der offenen Punkte mit Priorität

• Projekt-Fahrplan mit den nächsten Arbeitsschritten

• Präsentation der Ergebnisse in Ihrem Gremium

Wann die Analyse sinnvoll ist

• vor einem Projektbeschluss oder einer Förderantragstellung

• vor der Beauftragung von Planern

• wenn Planer bereits beauftragt sind und Grundlagen nachträglich geklärt werden müssen

Honorar: Festpreis nach Projektumfang

Phase-0-Begleitung

Die Phase-0-Begleitung baut auf den Ergebnissen der Projektanalyse auf. Die dort als offen oder teilweise geklärt bewerteten Projektbereiche werden ausgearbeitet und mit den Beteiligten abgestimmt, bis eine Projektunterlage vorliegt, über die Ihr Gremium entscheiden und mit der die Planung beginnen kann. Dabei übernehme ich bei Bedarf auch Aufgaben auf Bauherrenseite, etwa die Abstimmung mit Nutzern, Behörden und Fördermittelgebern.

Leistungen vor Planungsbeginn

• Festlegung der Projektziele und Prioritäten

• Kostenrahmen und Finanzierungskonzept, einschließlich Fördermöglichkeiten

• Rahmenterminplan mit Meilensteinen und Gremienterminen

• Projektorganisation mit Rollen und Entscheidungswegen

• Ermittlung des Bedarfs und Aufstellung des Raumprogramms

• Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen und der Vergabe der Planungsleistungen

• Grundzüge des Betriebskonzepts

• Risikoliste mit Maßnahmen

Planungsbegleitende Prüfung

Nach Beauftragung der Planer prüfe ich bei Bedarf, ob die in der Leistungsphase 0 getroffenen Festlegungen in der Planung eingehalten werden: Projektziele, Raumprogramm, Kostenrahmen und Termine. Abweichungen werden dokumentiert und dem Bauherrn mit einem Vorschlag zur Entscheidung vorgelegt. Diese Begleitung reicht bis einschließlich Genehmigungsplanung.

Ergebnis für Sie

• Entscheidungsreife Projektunterlage mit Projektzielen, Raumprogramm, Kostenrahmen und Terminplan

• Beschlussvorlage für Ihr Gremium

• Grundlagen für die Beauftragung der Planer

• Nachweis, dass die Festlegungen der Leistungsphase 0 in der Planung umgesetzt sind

Honorar: Nach Aufwand, mit vorab vereinbartem Kostenrahmen

Kostenfreies Beratungsgespräch

Für ein unverbindliches Erstgespräch per Videokonferenz nehme ich mir gerne Zeit. Dauer: ca. 30 Min.

Schreiben Sie mir: kiauka@kiauka.de